Communicatie tussen leiding

Heb je een goed zicht op hoe jouw leidingsploeg onderling met elkaar communiceert? Laat je door deze tips inspireren om het nog beter te doen!

​Tips voor je actieplan​

1. Vergaderen

Online vergaderen en fysiek vergaderen heeft elk z'n voordelen. Online kan je gemakkelijk stemmen met polls en is het minder belangrijk dat iedereen op hetzelfde moment beschikbaar is. Fysiek vergaderen is ideaal om te brainstormen of lang over een onderwerp te debatteren. Kies je kanaal afhankelijk van wat er besproken moet worden. Op Whatsapp kan je trouwens met 4 personen tegelijk videovergaderen.

2. Online beschikbaar zijn

Een groepsgesprekje op Facebook Messenger of Whatsapp? Spreek de onderwerpen af waarover er in die groepsgesprekken gebabbeld mag worden. Beslissingen nemen en belangrijke info houd je liever buiten een gesprek waar ook mopjes gemaakt worden of om buiten de werking af te spreken.

3. Afspraken over externe communicatie

Niemand hoeft 24/24 beschikbaar te zijn! Je geeft wel best aan wanneer je niet bereikbaar bent en via welke kanalen. Vermeld die uren en kanalen in je programmaboekje of website.

Een Instagram-profiel of Facebook-pagina voor je jeugdbeweging is leuk, maar als er iedereen er wat z'n eigen ding doet, dan kan het publiek niet meer volgen. Spreek af aan wie je foto's of video's kan bezorgen en wie berichten publiceert.

4. Verslagen en draaiboeken beheren

Google Drive of Dropbox zijn handig, maar ook hier wordt het een kluwen als iedereen mapjes blijft aanmaken. Idealiter hou je je aan 4 gedeelde mappen:

  • 1 voor draaiboeken, 
  • 1 voor verslagen,
  • 1 voor communicatie (vb. foto's, video's, kamp- en programmaboekjes)
  • 1 voor ledenadministratie en financiën.

Maak de mappen met verslagen, foto's en video's leeg bij het begin van het werkjaar en archiveer de oude bestanden. Alles wat niet voor de hele leidingsploeg beschikbaar moet zijn, hoeft niet in een gedeelde map.

5. Smartphonegebruik

Smartphones zijn te handig om ze helemaal uit je werking te weren. Maar tijdens fysieke vergaderingen of activiteiten hou je ze misschien toch liever opgeborgen. Voorzie een veilige plaats in je lokaal of op kamp om smartphones te bewaren wanneer je afgesproken hebt om ze op te bergen.

6. Noosituaties

Zorg ervoor dat bij een noodsituatie je medeleiding zo snel mogelijk op de hoogte is van wat er gebeurde. Ze zullen waarschijnlijk ook vragen krijgen van leden, ouders of omstaanders. Bij KSA Nationaal hebben ze een handig stappenplan om te communiceren na een noodsituatie.

Download de situaties

Download het werkblad voor de evaluatie en het actieplan. Aan de slag!

Aan de slag! Zo begin je aan de web-methodiek